Dokumentacja pracownicza – akta osobowe

zalecenia dla administratora danych osobowych

dokumentację pracownicza

Pracodawca prowadzi firmę transportową. Samochody stanowiące flotę są własnością pracodawcy. W teczkach akt osobowych pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy pracodawca przechowuje kserokopie prawa jazdy. Jakie zalecania należy sporządzić dla administratora danych osobowych?

Administrator Danych Osobowych (ADO) – Zalecenia

Począwszy od 2019 r. weszły w życie zmiany w prawie dotyczące okresu przechowywania dokumentów pracowniczych.

Ustawodawca nałożył na pracodawców nowe obowiązki, wprowadzając w miejsce pojęcia „akta osobowe” termin „dokumentacja pracownicza”. W praktyce skutkuje to tym, że w stosunku do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywać większą niż dotychczas liczbę dokumentów.

  • 10-letni okres przechowywania dotyczy obecnie nie tylko samych akt osobowych, ale również innych dokumentów, jak dotyczących: czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, wypłacanego wynagrodzenia, otrzymywanego przydziału odzieży, środków BHP,

Kwestia danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych (w tym prawa jazdy) i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, przyszły pracodawca będzie mógł zażądać od pracownika takich danych, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Znowelizowany przepis art. 94 pkt. 9b Kodeksu Pracy stanowią, iż pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Od 1 stycznia 2019  roku pracodawcy mogą dokonać wyboru czy prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej czy papierowej. Powyższe zmiany kodeksu pracy w tym zakresie mają przyśpieszyć proces opracowania dokumentów, skrócić czas przeszukiwania dokumentacji pracowniczej, a także poprawić jakość prowadzanej dokumentacji oraz zmniejszyć koszty jej przechowywania. Pracodawca będzie mógł wybrać czy zamierza prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Od nowego roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Dokumenty, które nie powinny znajdować się w aktach osobowych, należy usunąć i dokonać zmiany numeracji oraz zmodyfikować wykaz. Z kolei w dokumencie, którego się nie usuwa, należy zamazać lub wyczernić w trwały sposób dane, które zgodnie z RODO już nie powinny się tam znajdować.

W teczkach akt osobowych pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy pracodawca przechowuje kserokopia prawa jazdy. Czy może stosować taką praktykę?

Praktyka przechowywania kserokopii prawa jazdy – akta osobowe pracowników

Podstawa przechowywania w aktach osobowych: § 6 ust. 2 pkt. 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o aktach osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r.

Jedynie w przypadku zawodowych kierowców jako dokument potwierdzający kwalifikacje do wykonywania powierzonej pracy; w pozostałych przypadkach nie powinna trafić do akt osobowych pracownika. Wątpliwości mogą pojawić się jednak w przypadku, gdy pracownik otrzymuje samochód służbowy jako np. bonus na stanowisku kierowniczym, albo będzie mógł korzystać z samochodów służbowych, albo nie jest zatrudniony na stanowisku kierowcy tylko np. inspektora lub przedstawiciela handlowego. Według opinii specjalistów, jeśli służbowe auto ma być narzędziem pracy pracownika (bez względu na nazwę stanowiska) to prawo jazdy będzie niezbędną kwalifikacją do wykonywania pracy. Jeśli zaś służbowe auto ma być bonusem, to wg mnie prawo jazdy może być pracodawcy okazane na podstawie zgody pracownika, która może wynikać z umowy o powierzenie firmowego mienia.

Zgoda jest warunkowa. Przechowywanie danego dokumentu w aktach osobowych pracownika wymaga spełnienia dodatkowych wymogów; w razie ich niespełnienia dokument nie powinien trafić do akt, względnie powinny zostać usunięte z dokumentów przechowywanych w aktach osobowych (np. podanie pracownika zawiera dodatkowo jego prywatny numer telefonu i email, w razie braku zgody na przetwarzanie takich danych, w tym na przechowywanie ich w aktach numer telefonu oraz adres email można zamazać.