Monitoring wizyjny w przedszkolu
Zadaniem każdego rodzica jest jak najlepsze wychowanie swojego dziecka. Na pewnym etapie życia dziecka pojawia się moment, w którym można podjąć decyzję o wysłaniu go do przedszkola. Oddając dziecko w obce ręce wybieramy taką placówkę, którą obdarzymy największym zaufaniem.
Pracownik oświaty oprócz zadań edukacyjnych ma również obowiązki dotyczące zapewnienia bezpieczeństwa swoim podopiecznym. Zgodnie z regulaminem placówki oświatowej wszelkie aktywności dzieci odbywają się pod nadzorem osoby odpowiedzialnej. Mając świadomość wadliwości czynnika ludzkiego oraz ograniczenia wynikające z zasobów ludzkich, placówki takie decydują się na wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń. Jednym z nich jest monitoring wizyjny.
Zasada Proporcjonalności
W tym kontekście należy zwrócić uwagę na podstawową zasadę przy stosowaniu monitoringu, a mianowicie na zasadę proporcjonalności. Oznacza ona, że zbierane dane muszą być adekwatne i istotne do celów przetwarzania, czyli urządzenia służące do monitoringu mogą być stosowane wyłącznie jako środki pomocnicze, jeśli istnieje cel rzeczywiście uzasadniający ich użycie. Tak więc systemy związane z monitoringiem mogą być stosowane wówczas, gdy inne środki prewencyjne, ochrony bezpieczeństwa o charakterze fizycznym są ewidentnie niewystarczające lub niemożliwe do zastosowania przy realizacji powyższych prawnie uzasadnionych celów.
Podstawą prawną wprowadzenia monitoringu wizyjnego do placówki oświatowej stanowi przepis ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, a konkretnie:
Art. 108a.
1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa uczniów i pracowników lub ochrony mienia dyrektor szkoły lub placówki, w uzgodnieniu z organem prowadzącym szkołę lub placówkę oraz po przeprowadzeniu konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców i samorządem uczniowskim, może wprowadzić szczególny nadzór nad pomieszczeniami szkoły lub placówki lub terenem wokół szkoły lub placówki w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).
2. Monitoring nie powinien stanowić środka nadzoru nad jakością wykonywania pracy przez pracowników szkoły lub placówki.
3. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń, w których odbywają się zajęcia dydaktyczne, wychowawcze i opiekuńcze, pomieszczeń, w których uczniom jest udzielana pomoc psychologiczno-pedagogiczna, pomieszczeń przeznaczonych do odpoczynku i rekreacji pracowników, pomieszczeń sanitarnohigienicznych, gabinetu profilaktyki zdrowotnej, szatni i przebieralni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne ze względu na istniejące zagrożenie dla realizacji celu określonego w ust. 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych uczniów, pracowników i innych osób, w szczególności zostaną zastosowane techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
4. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, szkoła lub placówka przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania.
5. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
6. Dyrektor szkoły lub placówki informuje uczniów i pracowników szkoły lub placówki o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty w danej szkole lub placówce, nie później niż 14 dni przed uruchomieniem monitoringu.
7. Dyrektor szkoły lub placówki przed dopuszczeniem osoby do wykonywania obowiązków służbowych informuje ją na piśmie o stosowaniu monitoringu.
8. W przypadku wprowadzenia monitoringu dyrektor szkoły lub placówki oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż dzień przed jego uruchomieniem.
9. Dyrektor szkoły lub placówki uzgadnia z organem prowadzącym szkołę lub placówkę odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych nagrań obrazu oraz danych osobowych uczniów, pracowników i innych osób, których w wyniku tych nagrań można zidentyfikować, uzyskanych w wyniku monitoringu.
Spełnianie obowiązku informacyjnego
W momencie kiedy dyrektor placówki przedszkolnej zdecydował się na wprowadzenie systemu zabezpieczeń w postaci monitoringu wizyjnego, powinien pamiętać o obowiązkach wynikających z takich zmian oraz o obowiązujących przepisach prawa. Najlepiej omówić wcześniej tę kwestię z rodzicami i pracownikami podczas zebrań dotyczących ich dzieci.
Przedszkola jako instytucje oświatowe przetwarzają dane osobowe (dzieci, ich opiekunów prawnych, nauczycieli i innych pracowników jednostek). Instytucje oświatowe musiały wprowadzić szereg zmian organizacyjnych oraz dostosować wykorzystywane systemy informatyczne do nowych wymogów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych.
Nie ulega wątpliwości, że monitorowanie placówek oświatowych stanowi formę ingerencji w konstytucyjne prawa jednostki takie jak prywatność uczniów, nauczycieli oraz innych osób znajdujących się na terenie obserwowanego budynku. Jednakże przy zachowaniu elementarnych zasad dotyczących poszanowania życia prywatnego sam fakt zainstalowania na terenie przedszkola kamer monitorujących nie budzi istotnych zastrzeżeń.
Jednym z obowiązków dyrektora placówki jest poinformowanie wszystkich pracowników i rodziców o wprowadzeniu takiego systemu nie później niż dwa tygodnie przed planowanym uruchomieniem systemu nagrywania. Termin ten wynika z dobrej praktyki, nie jest uregulowany w ustawie o oświacie.
Na pracodawcy jako administratorze danych osobowych spoczywa m.in. obowiązek informacyjny wynikający bezpośrednio z artykułu 13 RODO wobec wszystkich monitorowanych osób. Warto zaznaczyć, że rejestracja obrazu danej osoby występuje tylko dlatego, że pojawiła się ona na danym obszarze, a nie dlatego, że celem było sfilmowanie właśnie jej.
Jednym z dodatkowych zabiegów jest skonstruowanie jednolitego dokumentu, który określa zasady funkcjonowania systemu monitoringu, jaki obejmuje obszar, reguły jego rejestracji i zapisu informacji oraz sposób ich zabezpieczenia. W skrócie regulamin, który zawiera wszystkie informacje o zasadach monitoringu obowiązujące w placówce.
Monitorowane pomieszczenia powinny być wyraźnie oznaczone znakami piktograficznymi lub powinny być emitowane ogłoszenia dźwiękowe. Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż przepis z ustawy o oświacie mówi o rejestracji obrazu co oznacza, że rejestracja dźwięku nawet z obrazem jest niedozwolona.
W związku z często pojawiającymi się problemami dotyczącymi interpretacji i stosowania przepisów RODO w placówkach oświatowych, m.in. w przedszkolach, Urząd Ochrony Danych Osobowych przy współpracy z Ministerstwem Edukacji Narodowej opublikował poradnik „Ochrona danych osobowych w szkołach i placówkach oświatowych’’ na temat najczęstszych problemów związanych z przetwarzaniem danych w tego typu instytucjach.
