Monitoring pracownika
Pracodawca zaplanował wyposażyć samochody służbowe w GPS. Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy?
Interes pracodawcy – zalecenia
Monitorowanie pracowników poruszających się autem z monitorowaniem gps nie narusza ich dóbr osobistych i jest uznane za dopuszczalne, jeżeli pracownicy zostali o tym poinformowani. Celem tego działania jest ochrona słusznego interesu pracodawcy, a przyjęta forma i zakres monitoringu są do tego celu proporcjonalne. Pracodawca powinien poinformować pracowników o zainstalowaniu monitoringu GPS w samochodach służbowych, określając cel i zakres monitorowania.
W przypadku przetwarzania danych osobowych należących do kategorii danych osobowych zwykłych podstawą prawną jest art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. tzw. klauzula usprawiedliwionego celu administratora danych. Pracodawca musi zadbać także o odpowiednie przechowywania nagrań i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych.
Monitorowanie pracowników w miejscu pracy dotyczy kwestii związanych z zagwarantowanym prawem do prywatności (art. 47 Konstytucji RP), którego celem jest ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika. Na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być więc oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika. Stosunek pracy określa m.in. obowiązki pracownika do sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Czynności związane z organizacją procesu pracy i kierowaniem pracownikami wiążą się z podejmowaniem przez pracodawcę działań służących sprawdzeniu należytego wypełniania przez pracowników obowiązków służbowych.
Monitorowanie pracowników nie może skutkować objęciem monitoringiem czasu, w którym pracownik nie wykonuje czynności służbowych.
Monitoring auta – Przykład
Dopuszczenie monitoringu auta służbowego, którego pracownik może używać do celów prywatnych, poza godzinami wykonywania pracy może naruszać jego prywatność. Rozwiązaniem jest montaż systemu, który pracuje w dwóch trybach, jazdy służbowej oraz jazdy prywatnej. Należy zaznaczyć, że zgodnie z zasadą „privacy by default” RODO, tryb jazdy prywatnej powinien być domyślnym ustawieniem nadajnika GPS.
Orzecznictwo Sądów dopuszcza monitorowanie pracowników w miejscu pracy, wyszczególniając następujące, podstawowe warunki monitorowania:
- zgodność z prawem,
- usprawiedliwiony cel,
- proporcjonalność podjętych środków do celu monitorowania,
- transparentność.
Obowiązki pracodawcy planującego wyposażyć samochody służbowe w GPS:
- pracownicy zostali poinformowani o zainstalowaniu w ich służbowych autach monitoringu i określił cel i zakres monitorowania (m.in. o prędkości poruszania się, aktualnej pozycji, przebytej trasie, długości przerw w podróży, odwiedzonych punktach itp.),
- pracodawca zadba o odpowiednie przechowywania nagrań i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych.
- przekazanie informacji, że dane są zbierane w celu zwiększenia bezpieczeństwa pracy, optymalizacji działań logistycznych oraz monitorowania wykonywania przez zatrudnionych powierzonych im obowiązków pracowniczych,
- nowych pracowników należy poinformowani o obecności monitoringu GPS samochodu w momencie dopuszczenia do pracy,
- podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu monitorowania i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników
- pracownicy powinni zostać poinformowani o tym, jakiej formie kontroli w tym monitoringu mogą być poddawani (Obowiązek poinformowania nie jest tożsamy z uzyskaniem zgody pracownika – przyjmuje się, że zgoda nie jest konieczna, jeśli oczywiście zastosowanie monitoringu jest uzasadnione)
- zasady stosowania monitoringu mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy i powinny być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.
Aby monitorowanie pracowników z wykorzystaniem GPS pozostawało w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca musi legitymować się co najmniej jedną z podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych.
Uzasadnienie instalacji monitoringu w samochodzie służbowym:
Instalowanie monitoringu w miejscu pracy (a więc także monitoringu GPS w samochodzie służbowym) powinno mieć odpowiednie uzasadnienie. Uzasadnionym celem stosowania monitoringu jest dla przykładu:
- konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,
- ochrona mienia pracodawcy,
- zapobieganie działaniom szkodzącym zakładowi pracy,
- nadzór nad prawidłowym wykonywaniem pracy, w tym nad przestrzeganiem czasu pracy.
