Monitoring pracownika – samochód służbowy

monitoring pracownika

obowiązki pracodawcy

Monitoring pracownika

Pracodawca zaplanował wyposażyć samochody służbowe w GPS.  Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy?

Interes pracodawcy – zalecenia

Monitorowanie pracowników poruszających się autem z monitorowaniem gps nie narusza ich dóbr osobistych i jest uznane za dopuszczalne, jeżeli pracownicy zostali o tym poinformowani. Celem tego działania jest ochrona słusznego interesu pracodawcy, a przyjęta forma i zakres monitoringu są do tego celu proporcjonalne. Pracodawca powinien poinformować pracowników o zainstalowaniu monitoringu GPS w samochodach służbowych, określając cel i zakres monitorowania.

W przypadku przetwarzania danych osobowych należących do kategorii danych osobowych zwykłych podstawą prawną jest art. 23 ust. 1 pkt. 5 ustawy o ochronie danych osobowych, tj. tzw. klauzula usprawiedliwionego celu administratora danych. Pracodawca musi zadbać także o odpowiednie przechowywania nagrań i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych.

Monitorowanie pracowników w miejscu pracy dotyczy kwestii związanych z zagwarantowanym prawem do prywatności (art. 47 Konstytucji RP), którego celem jest ochrona godności i innych dóbr osobistych pracownika. Na gruncie prawa pracy ochrona dóbr osobistych powinna być więc oceniana w kontekście specyfiki stosunku prawnego, jaki łączy pracodawcę i pracownika. Stosunek pracy określa m.in. obowiązki pracownika do sumiennego i starannego wykonywania pracy oraz stosowania się do poleceń pracodawcy dotyczących pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę. Czynności związane z organizacją procesu pracy i kierowaniem pracownikami wiążą się z podejmowaniem przez pracodawcę działań służących sprawdzeniu należytego wypełniania przez pracowników obowiązków służbowych.

Monitorowanie pracowników nie może skutkować objęciem monitoringiem czasu, w którym pracownik nie wykonuje czynności służbowych.

Monitoring auta – Przykład

rodo-gps

Dopuszczenie monitoringu auta służbowego, którego pracownik może używać do celów prywatnych, poza godzinami wykonywania pracy może naruszać jego prywatność. Rozwiązaniem jest montaż systemu, który pracuje w dwóch trybach, jazdy służbowej oraz jazdy prywatnej. Należy zaznaczyć, że zgodnie z zasadą „privacy by default” RODO, tryb jazdy prywatnej powinien być domyślnym ustawieniem nadajnika GPS.

Orzecznictwo Sądów dopuszcza monitorowanie pracowników w miejscu pracy, wyszczególniając następujące, podstawowe warunki monitorowania:

  • zgodność z prawem,
  • usprawiedliwiony cel,
  • proporcjonalność podjętych środków do celu monitorowania,
  • transparentność.

 Obowiązki pracodawcy planującego wyposażyć samochody służbowe w GPS:

  • pracownicy zostali poinformowani o zainstalowaniu w ich służbowych autach monitoringu i określił cel i zakres monitorowania (m.in. o prędkości poruszania się, aktualnej pozycji, przebytej trasie, długości przerw w podróży, odwiedzonych punktach itp.),
  • pracodawca zadba o odpowiednie przechowywania nagrań i zabezpieczenie ich przed dostępem osób nieupoważnionych.
  • przekazanie informacji, że dane są zbierane w celu zwiększenia bezpieczeństwa pracy, optymalizacji działań logistycznych oraz monitorowania wykonywania przez zatrudnionych powierzonych im obowiązków pracowniczych,
  • nowych pracowników należy poinformowani o obecności monitoringu GPS samochodu w momencie dopuszczenia do pracy,
  • podjęte środki muszą być proporcjonalne do celu monitorowania i w możliwie najmniejszym stopniu ingerować w życie pracowników
  • pracownicy powinni zostać poinformowani o tym, jakiej formie kontroli w tym monitoringu mogą być poddawani (Obowiązek poinformowania nie jest tożsamy z uzyskaniem zgody pracownika – przyjmuje się, że zgoda nie jest konieczna, jeśli oczywiście zastosowanie monitoringu jest uzasadnione)
  • zasady stosowania monitoringu mogą wynikać np. z regulaminu pracy lub wewnętrznego zarządzenia pracodawcy i powinny być udostępnione do wiadomości wszystkim pracownikom w zwyczajowo przyjęty sposób, np. poprzez zamieszczenie stosownej informacji na tablicy ogłoszeń.

Aby monitorowanie pracowników z wykorzystaniem GPS pozostawało w zgodzie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, pracodawca musi legitymować się co najmniej jedną z podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych.

Uzasadnienie instalacji monitoringu w samochodzie służbowym:

Instalowanie monitoringu w miejscu pracy (a więc także monitoringu GPS w samochodzie służbowym) powinno mieć odpowiednie uzasadnienie. Uzasadnionym celem stosowania monitoringu jest dla przykładu:

  • konieczność ochrony informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa,
  • ochrona mienia pracodawcy,
  • zapobieganie działaniom szkodzącym zakładowi pracy,
  • nadzór nad prawidłowym wykonywaniem pracy, w tym nad przestrzeganiem czasu pracy.